イベント開催をするときの上手な計画の立て方【スケジュール管理】

イベント開催をするときの上手な計画の立て方【スケジュール管理】 仕事術

こんにちは。仕事術ブロガーの寺場友達(@terabais)です

今回は、イベントを開催する際に必要な、計画の立て方を紹介します。

 

この記事はこのような人に向けた内容になっています。

イベントを開催したいけどどうすればいいのかわからない…。計画を立てることが大事なのはわかるけど、具体的な方法が分からないぞ。

イベントを行うときは計画を立てることが非常に大切です。

計画を立てないで行動してしまうと、いいイベントが開催しにくくなります。。

 

この記事では上手な計画の立て方、そして記事の最後には、計画を整理するスケジュール帳の使い方も紹介します。

イベントを開きたい、計画性を高くしたいという方は、この記事を読む価値があるのでぜひ最後までご覧ください。

イベント開催には計画が大事

イベント開催には計画が大事

以前このようなツイートをしました。

何かをやり遂げようとするときに、一番大切なことは計画を立てるという事です。
計画を立てて行動を決めておいたほうが、無駄なことをしなくて済むので仕事がスムーズに進みますよ。
イベントなどでも計画性の高さが非常に大事です。計画の立て方を身につけると最高ですね☺

計画の上手な立て方

計画の上手な立て方

計画というものは活動がスムーズに進むようにする役割があります。

スケジュールとして計画を立てていないと、思わぬ仕事で時間が余計にかかってしまう事もありますね。

特にイベントは計画が命といっても過言ではありません。一発本番の仕事では計画の重要性がとても上がります。

 

計画は、次の5つのステップで考えると上手にいきますよ。

・調査分析
・企画
・準備
・本番
・評価改善

目標までの計画を立てることも大事ですが、目標が終わった後にどのように行動するかも計画に入っています。

それぞれの具体的な考え方は次で紹介します。

調査分析

まずは必要な情報を集めましょう。

インターネットや本なので、どんなものがいいのかを調べるといいですね。

詳しい情報の集め方に関してはこちらの記事をご覧ください。

≫≫社会人として必要な情報収集力を高める方法【メモ帳活用術も紹介】

また実際に現地に行くと、より具体的な情報がもらえることがあります。

その地域の人に聞けば、そこだけの情報も得ることができるので事前に聞いておくことにしましょう。

現地に行ったときは、交通手段のアクセスやトイレの場所も確認する必要があるので、忘れないようにしましょう。

企画

イベントで一番大切なことは、企画の内容です。

イベントの企画というと様々なものがありますが、一番大切なポイントは楽しいことという事です。

人は楽しくないと集まってきません。多くの人に参加してもらえるような楽しいことを考えるようにしましょう。

まずは自分の理想的なことを大雑把に決めていき、そのあとに細かい目的と目標、予算を考えていくといいですよ。

予算に関しては、次回もイベントを開く予定があるのなら、儲けが出るような工夫も考えましょう。

準備

次に企画を実践するべく、準備をします。

準備で大切なことは次の通りです。

・絶対やらなければいけないことを決める
・時間制限を考える
・スケジュールを立てる

本番までに必ずやっておくべきことを決めておき、そこから取り進めていくと比較的安全に準備ができます。

誰が、何を、いつまでに、を決めて作業をしましょう。

また、予定をしっかりと把握できるようにスケジュール帳を持っておくといいですね。

本番

イベントの本番の直前には、連絡忘れや準備忘れが無いかをチェックしましょう。

当日になって急に企画ができないというアクシデントもあります。

・天気が悪い
・交通事故
・体調不良

このようなアクシデントも可能性はゼロではないので、万が一できないときのために、計画は複数考えておくといいです。

改善評価

最後にイベントが終わったら、改善、評価をします。

参加者などから意見を聞き、客観的に意見を聞いて次のイベントに役立てましょう。参加した人に聞くことで、自分ではわからなかった改善点などを見つけることができますよ。

 

アンケート用紙や口コミを募る報告をしてみるという方法がありますね。

計画を立てる際は、目標がどこにあるのかを最初に決めると、どれくらいの計画を立てるべきかが分かってきます。

計画を整理するスケジュール帳の使い方

計画を整理するスケジュール帳の使い方

スケジュール帳は、計画をしっかりと理解するために使ったほうがいいアイテムです。もちろんなくても構いませんが、万が一計画を忘れるなんてことがあったら嫌ですよね。

ここからは計画を整理するためのスケジュール帳の使い方を紹介します。

スケジュール帳の上手な使い方

スケジュール帳は週割りと月割りのページがあるものを選びましょう。

そうすることで、細かい予定と大きな予定の流れが、簡単に知ることができます。

週割りのスケジュールは、時間や備考など細かいことも書き込むといいですね。そして月割りは、一か月がどんな流れなのかが分かるように書きます。

 

また、色を分けて予定を書くと、一目見ただけでスケジュールが分かるようになります。

むやみやたらに色を変えるのではなく、分野ごとに色を決めておくようにしましょう。

例えば、このように分けるといいかもしれませんよ。

・黒…真面目な予定
・赤…締め切り
・緑…遊び
・青…勉強

基本的には四色で予定を決めると見やすくていいと思います。

 

スケジュール帳に関してはAmazonなどでも簡単に探すことができるので、気になった方は是非探してみてください。

Amazonでスケジュール帳を探す

 

というわけで今回はここらへんで終わらせてもらいます。

最後まで読んでいただきありがとうございました。ツイッターもやっていてビジネスや仕事に対してのツイートもするので興味のある方はフォローしてくれると嬉しいです。

この記事を書いた人 寺場友達(てらばともだち)

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